Importar balancete por períodos
Quando trabalhamos por períodos, por exemplo por meses, TODAS as normas de contabilidade devem ser tratadas baixo a mesma consideração.
Isto significa que não podemos importar na norma de contabilidade “Provisório” saldos finais a uma data determinada e na norma de contabilidade “Direito comercial” sucessivamente saldos parciais mês a mês, e na norma de contabilidade “Auditoria principal” o saldo final do exercício.
Aplicaremos um “truque” para fazê-lo: se na norma de contabilidade “Provisório” queremos pôr os saldos finais do exercício anterior, por exemplo, para usá-los com critérios de materialidade, podemos usar o “Período 1”.
Na norma de contabilidade “Direito comercial” iremos importando sucessivamente os saldos parciais da cada mês à medida que vamos dispondo deles nos correspondentes períodos, 1, 2, 3, … até 12.
Por último, na norma de contabilidade “Auditoria principal” podemos importar os saldos acumulados a fim de exercício no “Período 12”.
Vamos considerar uma importação de dados por meses onde o cliente já nos deu os dados de saldo de abertura e saldos parciais do mês de janeiro.
Seguiremos os passos do processo geral já conhecido, selecionando no primeiro passo a base contábil “Direito comercial”.
Quando cheguemos à Etapa 6 do assistente de importação: Depuração do arquivo a nível de colunas selecionaremos as colunas do seguinte modo:
Em uma primeira importação por períodos (mês, trimestre, …) sempre devemos pôr dados na coluna do período MM1 (ainda que sejam zeros) para que o programa reserve o espaço necessário para tratar posteriormente o resto de meses, trimestres, etc…
Uma vez identificadas as colunas, o resto do processo será análogo ao general que já conhecemos.
Neste ponto os dados já se guardaram no banco de dados e passaríamos à atribuição do esquema estrutural e o tratamento posterior.
Períodos adicionais
Para importar períodos adicionais, se supõe também que já importou o primeiro mês. Precisa sempre importar o 1º mês de janeiro (mesmo que não tenha esse saldo, sugerimos que importe junto com a importação do saldos de abertura uma coluna adicional com saldo zero e que seleccione essa coluna com zeros o movimento do primeiro mês de janeiro).
Mesmo que vai efetuar uma importação por trimestre ou semestre, deve importar primeiro, o saldo de abertura, movimentos do 1º mês (com saldos ou colunas com zeros), e então a segunda importação (sejam esses os saldos dos movimentos mensais, trimestrais, ou semestrais).
Quando for importar o segundo período, aparecerá uma janela avisando que já tem balancete para o mesmo exercício (ano).
Você deve então selecionar a última opção para atualizar os períodos selecionados. O sistema vai atualizar, adicionar, as colunas de saldos e associar ao período que indicar (movimento mensal do mes 2, ou movimento mensal mês 4, etc.).
Numero de conta. - Designação. - Saldo do período que vamos importar (em exemplo MM02, fevereiro).
Recordemos que o saldo acumulado calcula o programa, portanto, depois de importar os saldos do mês de maio em uma importação mensal, período MM05, o saldo de uma conta se calcularia deste modo:
Saldo atual = Saldo abertura + MM01 + MM02 + MM03 + MM04 + MM05
Do qual se segue, que se importamos saldos acumulados até o período, o saldo de auditoria se irá duplicando, triplicando, etc.
Exemplo de importação trimestral:
Se tratamos dados por trimestres, seria lógico e preferível, se não temos os dados parciais da cada mês senão que importamos o saldo parcial acumulado do trimestre (abril maio junho) pôr o dado importado no primeiro mês do trimestre (assim o saldo do primeiro trimestre em MM01, o do segundo em MM04, o do terceiro em MM07 e o quarto trimestre em MM10).
O resto do processo seguirá os passos da importação geral.
Neste ponto os dados já se guardaram no banco de dados e passaríamos à atribuição do esquema estrutural e o tratamento posterior.
CASOS PRÁTICOS:
Cenários mais comuns encontrados entre os usuários da DATEV Audit em todo o mundo.