Processo de captura de dados
A importação de dados em DATEV Audit consiste em incorporar a base de dados os saldos das contas que serão auditadas. Estes saldos podem ser totais de um período concreta (interinos, preliminares, finais) ou parcial (mês, trimestre, semestre), incluindo o apresentando por separado o saldo de apertura anual.
O arquivo (geralmente xls, podem ter outros formatos: txt, csv, etc.) pode conter diversos dados apresentados em colunas (casos mais complexos podem apresentar os dados em diversas linhas do arquivo, em tais circunstancias consulte com nosso suporte on-line).
Se não dispõe de um arquivo com os saldos e querem utilizar um Diário Contábil para obter os saldos, recomendamos a leitura do seguinte artigo: Importação de balanço desde o diário contábil
A continuação, apresentamos exemplos de casos típicos:
Exemplo 1:
Será pelo menos necessário indicar o código do número de conta e sua denominação, além do saldo da data de captura que temos escolhido (exemplo, podem ser dados interinos a setembro, o dados finais preliminares a dezembro e dados finais definitivos).
Também em importações mensais ou trimestrais, a coluna de saldo pode ser um saldo parcial (não acumulado) desse período. Por exemplo, o saldo parcial de Janeiro, ou de Fevereiro e assim sucessivamente.
Este exemplo é aplicável a todos os que continuam, só nos centraremos nas diferenças.
Exemplo 2:
Os valores de saldo de movimento podem vir em uma só coluna, onde o sinal – atuará como discriminante entre debito/crédito ou, como este exemplo, em colunas separadas (em tal caso, os valores de débito não levam sinal -).
Exemplo 3:
Do saldo final, podemos ter da abertura e o movimento acumulado anual (também vemos que podem ser mensal), a informação da que temos a mais detalhada e vai nos permitir fazer interpretações mais analíticas.
Por exemplo, se só importamos saldos finais do ano 2012 e 2013, não podemos obter informação para o “Estado de Fluxos do Caixa”, já que nos faltará o “movimento” para certas contas e grupos de contas.
Quando precisamos desse detalhe, nunca devemos importar o Saldo Final, o programa faz isso de forma automática.
Exemplo 4:
Neste exemplo, temos uma folha com dados para os exercícios. Isso vai permitir fazer as importações de dados consecutivos: a do ano 2013, aonde só usaremos a coluna de saldo final (“Saldo anterior 2013”); e a importação de 2014, onde podemos especificar a abertura e o movimento anual debito/credito.
Exemplo 5:
Neste caso vemos o primeiro arquivo de uma importação MENSAL, onde figuram as colunas de Abertura e movimento D/C de Janeiro. Em sucessivos arquivos para Fevereiro, Marco, etc… só precisamos o movimento D/C do mês. O programa vai calculado o saldo acumulado a medida que se vão incorporando mais períodos.
Para o caso de uma importação TRIMESTRAL poderíamos optar por importar os dados parciais do trimestre nos períodos 1, 4, 7 e 10, correspondentes no primeiro mês de cada trimestre se os dados estão acumulados.
Importante em importações pelo PERÍODO (mês, trimestre, semestre): Junto com o saldo de abertura deve importar o valor do primero período (campo MM=1) já seja um mês (Janeiro) no valor acumulado do primeiro trimestre (Janeiro, Fevereiro e Marco).
Para importar períodos adicionais: um mês específico, um trimestre, etc. DATEV Audit, vai reconhecer que tem informação prévia e nos dará diferentes opções. Usaremos a opção 5 (ultima) da janela de Opções ao importar dados de um exercício do que já se teria importado informação previamente
Na imagem prévia vemos um exemplo de outro arquivo onde temos o detalhe mensal de saldos para fazer uma captura pelos períodos de todo o ano. Correspondência das colunas de importação e os tipos de dados. Futuramente, em certo ponto do processo de importação os assistentes de importação vai nos permitir indicar se vamos importar só saldos finais a data que seja (interinos, preliminar, finais), ou se dispomos de dados sobre abertura e movimento. Na seguinte imagem vemos a opção de saldos.
Com essa opção, ao chegar a identificação das colunas de dados a importar, vemos que as opções para valores são: uma coluna com saldos debito, uma com saldos creditio, ou uma coluna com saldos onde o sinal atua como discriminante D/C.
Se escolhemos a opção para abertura e movimentos:
Vemos que para escolher colunas temos mais alternativas: várias para o saldo de abertura de acordo a uma ou duas colunas, que o sinal separa; o movimento acumulado do exercício em uma ou duas colunas; e as opções MM que usaremos para importar pelos períodos (esse usam em importações mensais, trimestrais, etc…).
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